Sadržaj
Korporativna proslava spada u događaje koji, osim pukog viđanja, druženja i zabave zvanica, imaju i poseban, vrlo praktičan i sadržajan cilj – uspostavljanje novih i unapređivanje postojećih kontakata.
Veoma je bitno znati da su korporativne proslave koje se dugo pamte rezultat vrlo pažljivog planiranja, uz sagledavanje svih bitnih faktora koji mogu doprineti uspešnosti njihove organizacije.
Valja, svakako, imati u vidu da je organizacija ovakvih događaja vrlo kompleksan zadatak pred osobom ili timom koji se njime bavi. Važno je voditi računa da se sve zvanice, kako zaposleni u firmi tako i eksterni gosti, sadašnji i potencijalni poslovni partneri, osećaju ugodno. Da im ne bude dosadno i da se izbegne osećaj uštogljenosti. Istovremeno, valja stvoriti prijatnu atmosferu u kojoj će uspostavljanje kontakata, poslovni razgovori ili njihov nagoveštaj za neko buduće vreme, teći lagodno i neopterećeno imperativom sklapanja dogovora.
Upravo stoga, kada organizujete proslavu za svoju firmu, potrebno je da obratite pažnju na određene preduslove koje je nužno ispuniti. Mi vam ovoga puta skrećemo pažnju na osnovne korake u organizaciji. Pročitajte!
#1 Povod za proslavu, budžet, broj zvanica, datum, vreme i mesto njenog održavanja
Pre samog početka planiranja korporativnih proslava, osoba ili tim zadužen za organizaciju, obično od menadžmenta, upravnog odbora, direktora ili vlasnika firme dobijaju zadatak koji sadrži sve osnovne smernice.
Podrazumeva se da se proslave firmi ne organizuju u vreme praznika, nacionalonih i verskih. Obično se izbegavaju i petak popodne, subota i nedelja (osim ako je reč o povodu striktno definisanom samim datumom).
Pri definisanju datuma ovih poslovnih događaja posebno je važno informisati se o tome da li se neka značajna manifestacija organizuje u to vreme, kako se ne bi desilo da deo zvanica bude sprečen da dođe zbog odlaska na nju.
Uobičajen termin održavanja prijema je prepodne, između 12 i 14 sati i popodne između 17 i 19 sati.
Ukoliko se ne održava u prostorijama firme, proslava se organizuje u skladu sa smernicama domaćina. U dogovoru sa njim definišu se svi detalji, u zavisnosti od gostiju koji su od posebnog značaja za firmu ili je reč o počasnim gostima. Tako da prostor za korporativne proslave može biti i hotel, klub, neko atraktivno izletište, neka zanimljiva lokacija uređena za ovakve događaje. Pri izboru, važni elemeti su karater poslovnog događaja i proslave, cilj koji se želi postići, broj zvanica, raspoloživot parking mesta, mogućnost adekvatnog obezbeđenja čitavog događaja…
#2 Lista zvanica, tekst pozivnica, štampanje pozivnica, pozivanje gostiju
Od liste zvanica zavise svi ostali potezi oko organizovanja proslave firme. Zato je neophodno blagovremeno je sačiniti – već na početku planiranja.
Tekst pozivnica može biti i personalizovan, posebno kada je reč o specijalnim ili počasnim gostima. U svakom slučaju, nužno je da se pozivnice šalju lično, a podrazumeva se da nisu prenosive (izuzetak je kada organizator prihvati i potvrdi da se pozivnica odnosi i na zamenu). Zbog svega toga nužno je da pozivnice budu poslate bar dve nedelje pre proslave.
Uobičajeno je da pozivnice budu odštampane i po pravilu, domaćin ih ne potpisuje. Izuzetak su manje formalne proslave i prisnost domaćina sa zvanicom, kada je dovoljan i telefonski poziv. Mogućnost slanja pozivnice u pdf-u je takođe izuzetak.
Bez obzira na to da li u pozivnici za korporativnu proslavu piše da je potrebno odgovoriti na poziv, podrazumeva se da zvanica pošalje odgovor.
#3 Dočekivanje gostiju, posluženje i posluživanje
Organizatori proslave dočekuju zvanice pri samom ulasku u zgradu u kojoj se ona održava. Domaćin ih pozdravlja i želi im dobrodošlicu na ulazu u prostoriju. Pored njega stoje najbliži saradnici (po definisanoj liniji dočeka). Po pravilu, domaćin se sa saradnicima pridružuje gostima u glavnoj sali onda kada je većina zvanica pristigla.
Postoji i jedno pravilo koje se odnosi na bračne partnere gostiju: obično se u dnevnim terminima korporacijskih proslava poziv ne odnosi i na njih, a za večernje termine se može naznačiti u pozivnicama da postoji ova mogućnost.
Prvim pićem zvanice se poslužuju po ulasku u salu.
Meni, način posluživanja i ostale stvari vezane za hranu i piće, preporučljivo je definisati sa menadžmentom objekta u kojem se organizuje proslava. Da bi sve teklo po zamisli, nužno je obezbediti dovoljnu količinu hrane i pića, adekvatan broj konobara i pomoćnog osoblja, i posebno voditi računa o obezbeđenju posne hrane u periodima posta i hrane koju jedu pripadnici određenih verskih ili nacionalnih zajednica.
#4 Fotografije i video snimci proslave i pokloni za zvanice
Korporativne proslave, nezavisno od toga jesu li organizovane samo za zaposlene ili i za zvanice, veoma su bitne zarad postizanja veće motivisanosti za rad, za poboljšanje odnosa među zaposlenima i jačanje timskog duha u kolektivu. Organizuju se i zarad postizanja i jačanja ugleda firme, promocije preduzeća i privlačenja novih partnera.
Duhu zajedništva, povezanosti i upućenosti jednih na druge mogu poslužiti i fotografije i video snimci sa proslave, pa se valja potruditi oko angažovanja profesionalnih fotografa i snimatelja.
Tom duhu mogu doprineti i pokloni, često i vrlo simbolični, ali koji imaju sentimentalnu vrednost. Za zaposlene, zato što ih podsećaju na firmu u kojoj neko ceni njihov dioprinos, a za goste – zato što će ih podsećati na nedavni događaj na kojem su, osim što su se prijatno osećali, uspostavili i kontakte bitne za razvoj poslovne saradnje.
#5 Označavanje kraja prijema
Dužina trajanja prijema obično je definisana na pozivnicama koje se upućuju gostima. Što ponekad ne mora i da bude jasan znak zvanicama da je vreme za odlazak. Zato je zlatno pravilo kada je u pitanju definisanje „poruke“ da se proslava privodi kraju kada se glavni gost pozdravi sa domaćinom.
