Sadržaj
Narodna Skupština Republike Srbije usvojila je Zakon o elektronskom fakturisanju u maju 2021. godine, iako je odlučeno da se sa primenom Zakona sačeka do 2022.
Zakonom o elektronskom fakturisanju obavezu izdavanja faktura u elektronskom obliku imaju svi subjekti privatnog i javnog sektora. Zakonska obaveza se odnosi na sastavljanje i isporučivanje elektronskih faktura, jer se u 2022. godini samo u tom obliku računovodstvene isprave smatraju validnim.
Firme koje posluju u privatnom sektoru (i druga privatna preduzeća) imaju obavezu da primaju i čuvaju fakture koje su dobili od javnog sektora. Primena te obaveze otpočinje od 1. jula 2022. godine. Sa transakcijama privatnih firmi stvar je nešto drugačija – one takođe imaju obavezu da izdaju i čuvaju elektronske fakture, ali to pravilo će se primenjivati od 1. januara 2023. godine.
Preduzetnicima i pravnim licima, bilo iz privatnog ili javnog sektora, svi računi će morati biti dostavljeni u elektronskom obliku. Dokumenti se overavaju elektronskim potpisom koji potvrđuje njihovu verodostojnost, ili drugom identifikacionom oznakom izdavaoca elektronske fakture.
U današnjem članku objašnjavamo kako se sastavljaju elektronske fakture, koje element treba da sadrže, kako se šalju i kako utiču na vaše poslovanje.
Računovodstveni dokumenti u elektronskom obliku
Zakon o računovodstvu propisuje da se poslovne promene koje se knjiže ustanovljavaju verodostojnim računovodstvenim dokumentima. Nekada su ti dokumenti bili isključivo u pisanom obliku, ali uskoro nas očekuje prelazak na elektronsku formu zapisa.
Sva dokumentacija, računi i poslovni spisi koji se dostavljaju računovodstvenim i knjigovodstvenim agencijama mora da sadrži elemente elektronske fakture, kao i sve tražene podatke za knjiženje. Nepotpuna dokumentacija ne može biti uknjižena, jer svaki dokument svedoči o poslovnim promenama, te informacije moraju biti potpune i tačne. Isto pravilo primenjuje se i na elektronske fakture.
Kao što smo već spomenuli, od 1. Januara 2022. godine na snagu je stupio zakon koji obavezuje privredne i pravne subjekte da korisnicima njihovih usluga isporučuje fakture u elektronskom obliku. Kod izdavanja faktura mora se voditi računa o njihovoj ispravnosti i računskoj tačnosti. Nijedan element ne sme biti izostavljen, a faktura mora biti potpisana elektronskim potpisom ili overena identifikacionom oznakom, kako bi bila verodostojna.
Privredni i pravni subjekti čije poslovne knjige vode knjigovodstvene agencije mogu da se opuste – usluga knjigovodstva pored provere i knjiženja podataka obuhvata i slanje elektronskih računovodstvenih faktura u traženom formatu.
Kako se sastavljaju i šalju elektronske fakture?
Elektronske fakture se ne šalju u pdf formatu putem email-a, kao što biste pretpostavili. Fakture se šalju preko Sistema Elektronskih Faktura (u daljem tekstu SEF) u XML formatu. E-fakture se mogu slati u PDF formatu opciono, kao propratna dokumentacija, ali XML format je obavezan. XML je poseban format za elektronske fakture i pravi se preko specijalizovanog programa za slanje elektronskih faktura ili u računovodstvenim programima integrisanim sa SEF.
SEF je softversko rešenje Ministarstva finansija putem kojeg se šalju, primaju, evidentiraju, obrađuju i čuvaju elektronske fakture. Pored upravljanja elektronskim fakturama, SEF se koristi i za evidentiranje PDV-a. Na SEF treba da se registrujete, kao pravni ili privredni subjekt – ili ovu uslugu za vas može izvršiti vaša knjigovodstvena agencija.
Pored unosa tačnih i preciznih podataka, vaš knjigovođa ili računovođa će u skladu sa svojim ovlašćenjima elektronsku fakturu overiti ili potpisati, a zatim i skladištiti na predviđeni način.
Izuzeci koji ne potpadaju pod pravilo slanja elektronskih faktura su preduzeća za promet na malo i primljeni avans za promet na malo u skladu sa zakonom o fiskalizaciji. Novi fiskalni uređaji sami šalju fiskalne račune na SEF, obavezno unoseći PIB na fiskalni račun.
Kako se potpisuju elektronske fakture?
Računovodstveni dokumenti i elektronske fakture mogu biti potpisane elektronskim potpisom, ali i identifikaciona oznaka potvrđuje njihovu verodostojnost. Ako preduzetnik želi da koristi identifikacionu oznaku mora sastaviti interni akt. Interni akt definiše kakva oznaka će biti korišćena umesto e-potpisa i daje ovlašćenje za korišćenje osobi koja je odgovorna za izdavanje elektronskih faktura.
Identifikaciona oznaka može biti u formi potpisa, faksimila, imena i prezimena, elektronskog potpisa ili kombinacije navedenih oznaka.
Bez obzira da li na fakturama ili drugim računovodstvenim spisima piše da su validni i bez potpisa i pečata – nepotpisane one ne predstavljaju verodostojan račun. Svaka e-faktura mora imati elektronski potpis ili identifikacionu oznaku!
Pečat nije obavezni element elektronske fakture, jer je Vlada Srbije donela odluku da nije neophodan za poslovanje. E-fakture i drugi računovodstveni spisi validni su i bez pečata.
Da li se neizdavanje elektronskih faktura kažnjava?
Da, za nepoštovanje odredbe o izdavanju elektronskih faktura Zakon o elektronskom fakturisanju predvideo je novčane kazne. Kazne se takođe propisuju i u slučajevima povrede prijema i čuvanja elektronskih faktura, kao i za korišćenje istih u svrhe koje nisu propisane zakonom. Novčane kazne se kreću u rasponu od 50.000 do 2.000.000 rsd, a kazna može biti upućena pravnim i odgovornim licima:
- Novčana kazna za preduzetnike može iznositi od 50.000 rsd do 500.000 rsd
- Za pravna lica – velike kompanije od 200.000 rsd do 2.000.000 rsd
- Odgovorna lica koja naprave propust mogu dobiti novčanu kaznu od 50.000 rsd do 150.000 rsd.
Elektronsko fakturisanje nije samo promena formata poslovne dokumentacije, iako se tako može činiti na prvi pogled. E-fakture menjaju ustaljene procese poslovanja u firmama, doprinoseći preglednosti, jasnoći i verodostojnosti podataka. Smanjuju na minimum mogućnost manipulacije podacima i predstavljaju odraz pravilne poslovne prakse – ubrzavaju poslovne procese (upravljanje novcem i likvidnost kompanije) i omogućavaju poslovanje u skladu sa Zakonom.
